Hivatalos dokumentumok

A dokumentum fogalma, fajtái

Röviden: ismereteket rögzítő információhordozó. Ez lehet tárgy, könyv, folyóirat, audiovizuális hordozó, számítógépes memória stb. A szó a latin docere, tanítani, oktatni igéből származik. A dokumentum lényege, hogy az információt rögzítve tartalmazza.
Különbséget kell tennünk a régészeti, múzeumi, művészeti dokumentumok és a könyvtári dokumentumok között. A könyvtári dokumentumok mindig valamely lejegyzett szellemi terméket tartalmaznak

A dokumentumok csoportjai:

Az előállítás technológiája szerint

• nyomtatott (papíron sokszorosított, nyomdai úton előállított dokumentum: könyv, folyóirat, hírlap és egyéb időszaki kiadvány, zenemű, térkép, metszet, plakát, aprónyomtatvány)
• nem nyomtatott (nem nyomdai úton előállított szöveg-, kép-, adat- és hangrögzítés: gépirat, fénymásolat, mikrofilm, film, hanglemez, hangkazetta, CD lemez, CD és DVD ROM, egyéb elektronikus és digitális dokumentumok)

A tárolt információk forrásértéke szerint

• elsődleges (primer): a tudományos kutatás és fejlesztés eredményeiről első ízben adják közre a keletkező új információkat.
• másodlagos (szekunder): már ismert információkat dolgoznak fel

Megjelenés formája szerint

• vizuális (látható) [(írásos (egyezményes jelrendszerrel rögzítik az információkat: könyv, folyóirat, hírlap, nem folyóirat jellegű időszaki kiadvány, aprónyomtatvány, kézirat, gépirat, kutatási jelentés, kotta) ikonográfiai (jellemzője a képi ábrázolás: térkép, metszet, plakát, fénykép, dia) vagy plasztikai dokumentumok (térbeli kiterjedésű, háromdimenziós alkotások: szobor stb.)]
• auditív (hallható): hanglemez, hangkazetta, CD lemez
• audiovizuális (képi és fonetikai információkat tartalmaznak): film, videofilm, DVD
• elektronikus (számítógépen tárolt dokumentum; az előállítás, sokszorosítás és a felhasználás során is szükség van egy adott technológiára: hardver és szoftver eszközökre): analóg és digitális (adatok, programok)

A hivatalos dokumentumok közül az önéletrajzzal, és a motivációs levéllel fogunk most foglalkozni.

Mi kell a jó önéletrajzhoz?

Az önéletrajz személyiségünk, tudásunk és tapasztalataink képe. Nagyon fontos, hogy megfelelő legyen tartalmilag, és formailag is. A jó önéletrajzhoz nem árt egy kis önismeret sem. Milyenek vagyunk? Mi a célunk? Miért pont erre a munkahelyre jelentkezünk? Tükrözze valós személyiségünket, tudásunkat!
Mutassa be miben vagyunk különlegesek! (Miért pont engem válasszon?)

Formai követelmények:

• Wordben készüljön A/4-es méretben!
• Áttekinthető legyen! Egységes betűtípust alkalmazzunk!
• Betűszín fekete, mellőzzük a színes háttérképeket!
• Táblázatos önéletrajznál ne csússzanak el a szövegrészek! Az elektronikus úton küldött önéletrajzot mellékletben csatoljuk! Küldése rtf., pdf. doc. formátumban.
• Magyarországon az önéletrajz nyelve a magyar! Ha idegen nyelven is kérik, akkor külön dokumentumként csatoljuk!
• Fotó: Igazolványkép,esetleg munka közben készült kép. Ne legyen családi vagy csoportkép! Elegáns, visszafogott öltözék, smink, ékszerek. Jó benyomást keltsen! Háttere legyen semleges!Ne legyen egy évnél régebbi! Figyeljünk a méretére! Mellékletként csatoljuk, vagy illesszük az önéletrajzba!

Csatolt dokumentumok:

• referencialevél
• bizonyítványmásolatok
• Az önéletrajzhoz csatolt mellékleteket a kísérőlevél/motivációs levél végén meg kell jelölni!

Önéletrajz típusok

Az amerikai típusú önéletrajz

• 1.Név: A teljes nevünket írjuk be (leánykori, dr., ifj, stb.)
• 2.Születési hely, idő: nem elég az életkor!
• 3.Állandó lakcím: Ami hivatalos dokumentumainkban szerepel. Ha nem itt lakunk, helyette postacím, levelezési cím vagy lakcím is használható
• 4. telefonszám: Csak olyan számot adjunk meg, ahol biztosan mi vesszük fel a telefont! Időtartomány is megadható
• 5. e-mail cím: komoly legyen!
  (pl: vezeteknev.keresztnev@….. vagy ezek dátummal való kombinálása)
• 6. Célok, célkitűzések: Magunkkal és munkáltatónkkal szemben támasztott elvárások 1-2 bővített mondatban.
• 7. Iskolák:  Az állás elnyerése szempontjából lényegeseket célszerű feltüntetni!
  Időben visszafelé haladjunk! Dátumok feltüntetése! Ha nincs munkatapasztalatunk érdemes a tanult tárgyakat feltüntetni.
• 8. Nyelvismeret: Fontos a tudásszint megjelölése!
  (kezdő, haladó, társalgási, tárgyalási, aktív, passzív, stb. )
  Pozitív de valós megfogalmazás!
• 9. Egyéb ismeretek:
  tréningek, számítástechnikai ismeretek, jogosítvány, stb. Dátum feltüntetése!
• 10. Személyiségjegyek, készségek, képességek:
  – Csak valós jellemzőket tüntessünk fel!
• 11. Egyéni készségek képességek
  1.Szociális készségek, képességek:
  jó csapatszellem, alkalmazkodási készség,
  – lelkesítő, konfliktuskezelés
  határozott, erős akaratú
  Érzékeny, önfeláldozó, figyelmes
  Kommunikatív, jó hallgatóság,
  Békés, barátságos Stb.
  2. Szervezési készségek, képességek:
  Irányítási készég, komm.készség, jó érvelés
  Elemző, könnyen átlátja a helyzetet
  Tervező, gyors döntőképesség, határozott
  számonkérő
  3. Technikai készségek, képességek:
  Különböző szoftverek ismerete
  Spec. szakterületi készségek
  4. Művészi készségek, képességek:
  – rajz, írás, zene, ének, színjátszás, kézimunka,
  Egyéb készségek, képességek:
  – sport, hobbi, önkéntesség, stb.
• 12.Munkahelyek:
  Időben visszafelé haladva! A megpályázott állás szempontjából relevánsakat érdemes feltüntetni. Cégenként:
  Szervezet neve
  Az eltöltött időszak megjelölése
  A betöltött munkakör
• 13. Érdeklődési kör: Szabadidős tevékenységek
• 14.Egyéb megjegyzés: Ami korábban egyik kategóriában sem szerepelt: Pl. nem dohányzik,
• 15. Élőfej/élőláb: Több oldalas önéletrajznál ide kerül az oldalszám és a név és a dátum.

Europass önéletrajz

Erről már tanultunk korábban. Nagyon hasonló az amerikai típushoz. A magyar weboldalukon sok minta is megtalálható hozzá.

Leíró önéletrajz

Nehéz átláthatósága miatt ma már alig alkalmazzuk.
Amennyiben a cég kifejezetten ezt a típust kéri, kézzel írott formában nyújtsuk be, mert valószínűleg grafológussal szeretnék elemeztetni. Max. két oldalban fogalmazzuk meg mondanivalónkat.

Kísérőlevél / motivációs levél

1. Megszólítás:
Annak a nevét tüntessük fel, akinek az önéletrajzot küldjük!
Figyeljünk rá, hogy helyesen írjuk le! Fontos a megfelelő beosztás megnevezése is!
2. Bevezetés:
Honnan szereztünk tudomást az álláslehetőségről
Meghirdetett munkakör, ref.szám megjelölése
3. Tárgyalás:
Miért jelentkeztünk?
Miért minket válasszon?
(Bemutatkozás, személyiségjegyek, korábbi tapasztalatok, képzettség, készségek, képességek, stb).
4. Befejezés:
Személyes találkozó kérése, aláírás, elérhetőségek
5. Csatolt dokumentumok

Amikor elkészült…

Beküldése:
1. Hagyományos, postai úton:
Előny: – személyesebb, komolyabb benyomást kelthet
Hátrány: viszonylag lassú, több helyen elveszhet
2. E-mail
Előny: gyors, nyomon követhető
3. fax: Ne használjuk! Sok a hibaforrás. A legtöbb cég már nem igazán használ faxot.
4. Személyesen. Ez a legbiztosabb módja, hogy leadjuk, és közben még a leendő munkahelyet is megismerhetjük valamennyire.

Beküldés előtt kérdezzük meg, hogy ki foglalkozik a pályázatokkal. Beküldés után érdeklődjünk, hogy megérkezett-e? Van-e belső kapcsolat/ismerős a cégnél. Köszönő levél.

Hibák, amikre figyeljünk, nehogy elkövessük őket:

Súlyos hibák:

• Célállás egyértelmű megjelölésének hiánya.
• Alapadatok hiánya, egyéb adatok nem megfelelő kitöltése.
• Nem megfelelő e-mail cím.
• Üzenetablakban megírt önéletrajz.
• Helyesírási, gépelési hibák.
• Nem önéletrajzba való fotó.
• Dátumok hiánya (iskolák, munkahelyek)
• Ellentmondások, jellegtelenség
• Pocsék formázás, tele enterrel, szóközökkel, pontozással.

Kevésbé súlyos hibák:

• Negatív szavak, – hangvétel használata.
• Önéletrajztípusok keverése, átláthatatlanság.
• Felesleges oldalak.
• Oldalszám, élőfej/élőláb hiánya.
• Szűkszavúság, ötlengősség.